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Produktbeschreibung

Die Applikation optiFactury ist ein Programm, das es Optikern erlaubt, ihre Kunden und ihr Lager elektronisch zu verwalten. optiFactury ist datenbankbasiert und umfasst folgende Module:

Kunden
Dies ist der Kernbereich von optiFactury, hier werden die Kundendaten erfasst und verwaltet. Es werden Adressdaten, Kontaktangaben, persönliche Informationen und Angaben, wie und wann der Kunde aufgeboten werden soll, geführt. Eine erste Übersicht zeigt Informationen, was der Kunde für Linsen trägt und/oder was er für eine Brillenkorrektur hat.
Pro Kunde können beliebig viele Brillen- und Linsenaufträge erfasst werden. Im Auftrag werden die Messdaten der Augen und weitere relevante Informationen festgehalten. Pro Auftrag können beliebig viele Rechnungspositionen erfasst werden. Dabei werden Brillenfassungen und Sonnenbrillen automatisch vom Lager abgebucht. Es können auch Aufträge der übrigen Lagerartikel erfasst werden. Darauf kann eine Rechnung, Quittung, Mahnung oder ein Kostenvoranschlag gedruckt werden.
Weiter können in diesem Modul ein Brillen- bzw. Linsenpass gedruckt werden. Diesen Pass kann der Kunde stets auf sich führen. Ein Fax für die Bestellung der Brillenfassung, der Brillengläser bzw. der Kontaktlinsen kann entweder ausgedruckt oder direkt via Computer gesendet werden. Bei den Brillengläsern besteht als Alternative zum Fax eine Schnittstelle zu REIZEonline, d.h. die Daten werden automatisch an REIZEonline übermittelt. Zudem kann für Brillen eine Karteikarte mit allen wichtigen Angaben im Format A5 ausgedruckt werden.
Schliesslich besteht die Möglichkeit, dem Kunden ein SMS via optiFactury zu senden, um ihm z.B. mitzuteilen, dass er die Brille abholen kann.

Lager
Im Lager können alle Brillenfassungen, Sonnenbrillen und weiteren Artikel wie Linsenmittel, optische Instrumente, Uhren, Schmuck usw. erfasst werden. Jedes Lager kann individuell und flexibel konfiguriert werden. Zum Beispiel kann das Formular zum Erfassen einzeilig (mit den wichtigsten Attributen) oder zweizeilig (mit mehr Attributen) definiert werden. Oder die Umrechnung erfolgt entweder mittels Faktor oder Umrechnungstabelle. Es besteht eine Vielzahl von weiteren Einstellungsmöglichkeiten.
Wenn ein Lagerartikel verkauft wird, wird der Lagerbestand automatisch um 1 reduziert. Mittels eines Forumlars kann pro Artikel angezeigt werden, wann dieser wem verkauft worden ist. Die gesamte Lagerliste mit dem Total an Lagerwert kann ausgedruckt werden.
Schliesslich können kleine Etiketten mit der Artikelnummer, der Marke und dem Preis ausgedruckt werden. Diese Etiketten werden an die Artikel geklebt.

Serienbriefe
Serienbriefe können gedruckt werden, um den Kunden Informationen via Post zu senden. Es wird immer zuerst ein Filter gesetzt (d.h. eine Auswahl von Kunden getroffen) und dann der Serienbrief ausgewählt. Es gibt vier vordefinierte Filter: Aufgebot für die Kontaktlinsenkontrolle, Ablauf des Abonnements für Kontaktlinsen hart bzw. weich und Werbung. Je nach Filter muss ein Zeitraum gewählt werden (z.B. alle Kunden, die von KW 30 - KW 40 zur Kontrolle aufgeboten werden sollen).
Daneben können eigene Filter definiert werden, und zwar nach fast beliebigen Kriterien. Die Erstellung der Serienbriefe wird durch den Optiker vorgenommen. Es liegt jedoch ein Musterbrief bei.

Statistik
Pro Jahr können Auswertungen gemacht werden, wie viele Fassungen, Brillengläser und Sonnenbrillen verkauft worden sind. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und gefiltert (d.h. eingeschränkt) werden.

Einstellungen
optiFactury ist so einfach wie möglich aufgebaut, damit der Benutzer ohne Anpassungen mit dem Programm gleich loslegen kann. Dennoch bietet optiFactury eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten, um den individuellen Bedürfnissen der verschiedenen Optikern gerecht zu werden. Als Beispiel können der Font für alle Ausdrucke oder das Verzeichnis der Serienbriefe frei defniert werden. Es gibt allgemeine Einstellungen, Einstellungen für Kunden, für die verschiedenen Lager, für Brillen, für Linsen und für die Rechnungen.
Sicherheit ist ein wichtiger Punkt in optiFactury. Die Daten können mit einem Passwort geschützt werden. Und ein Passwort für verschiedene sensible Funktionen kann gesetzt werden, z.B. für das Löschen von Benutzern oder von Lagerartikeln.

Dienstprogramme
Die Dienstprogramme vereinen eine Sammlung von nützlichen Funktionen zur Sicherung und Bereinigung der Daten. Die Daten können via Programm auf einen beliebigen Datenträger gesichert werden. Sämtliche Sicherungen werden historisiert und angezeigt. Dabei werden die Daten komprimiert, um Platz zu sparen. Weiter können die Daten in einen andern Ordner verschoben werden.
Brillen- und Linsenaufträge können korrigiert werden. Wenn z.B. das Datum für einen Auftrag fehlt, kann das hier nachgetragen werden. Ab und zu gibt es Fehlermeldungen bei der Benutzung von optiFactury. Diese Meldungen werden im System gesammelt und können zu einem beliebigen Zeitpunkt via E-Mail an den Hersteller gesendet werden. Wenn die Lizenz für die Benutzung des Programms ändert, kann das hier eingetragen werden (z.B. wird die Lizenz von einem auf zwei Benutzer geändert).